Llegas a la oficina con el ticket arrugado, entras al portal de facturación y te pide un número que en tu ticket no aparece por ningún lado. O peor: ya es día 3 del mes siguiente y el sistema te dice que el periodo está cerrado.
Facturar gasolina es sencillo cuando sabes tres cosas: qué datos hacen falta, dónde se factura cada estación y cuánto tiempo tienes.
Vamos por partes.
El ticket es el documento
Sin ticket no hay factura. En él vienen los datos que el portal te va a pedir: la estación, la fecha, el importe y una referencia o folio de la venta. Algunas estaciones imprimen además un código o una dirección web directa.
Guárdalo entero y sin doblar por la mitad: el papel térmico se borra con el calor, y un ticket que pasó la tarde en el tablero del coche al sol puede quedarse en blanco.
Cada estación factura por su cuenta
Aquí está la confusión más común. Las estaciones de servicio son negocios independientes con permiso para vender la marca, así que no hay un portal único: cada grupo gasolinero tiene el suyo, y el ticket dice cuál es.
Si el ticket no trae dirección web, pregunta en la estación: te dirán el portal o te darán el dato de contacto de la administración.
Lo que vas a necesitar
Tu RFC y el nombre o razón social tal como están dados de alta, el código postal fiscal, el régimen fiscal y el uso que le vas a dar al comprobante. Esos datos tienen que coincidir exactamente con tu constancia de situación fiscal, letra por letra: si no coinciden, el comprobante no se timbra.
Ten a mano tu constancia actualizada y copia los datos de ahí en lugar de escribirlos de memoria. La mayoría de los errores al facturar son un código postal viejo o un régimen que cambió.
El plazo: no lo dejes para el mes que viene
La factura se emite en el mismo mes en que se hizo la compra. Pasado ese plazo, el portal deja de aceptar el ticket y hay que ir a pedirlo a la administración de la estación, que puede negarse porque el periodo ya está cerrado.
La costumbre que resuelve esto: facturar el mismo día, desde el celular, con el ticket todavía en la mano.
Revisa antes de cerrar
Cuando te llegue el archivo, comprueba que el RFC está bien, que el importe cuadra con el ticket y que te descargaste los dos archivos: el PDF y el XML. El que vale para tu contabilidad es el XML; el PDF es solo la versión legible.
Guárdalos juntos y con un nombre que puedas encontrar después, porque cuando los necesites será con prisa.
Si algo sale mal
Ticket ilegible, importe distinto, datos equivocados o un folio que el portal no reconoce: eso se resuelve con la administración de la estación donde cargaste, no en otra de la misma marca. Lleva el ticket y, si puedes, una foto de la bomba con la hora.
Y si la factura salió con un dato mal, lo que procede es cancelarla y volver a emitirla, no dejarla así.
Preguntas frecuentes
¿Hasta cuándo puedo facturar un ticket de gasolina?
Dentro del mismo mes en que se hizo la compra. Después el portal ya no lo acepta y hay que acudir a la administración de la estación, que puede negarse porque el periodo está cerrado. Lo práctico es facturar el mismo día.
¿Hay un portal único para facturar?
No. Las estaciones son negocios independientes y cada grupo gasolinero tiene su propio portal de facturación. La dirección suele venir impresa en el ticket; si no, pregunta en la estación donde cargaste.
¿Qué datos me van a pedir?
RFC, nombre o razón social, código postal fiscal, régimen fiscal y el uso del comprobante. Tienen que coincidir exactamente con tu constancia de situación fiscal: cópialos de ahí en vez de escribirlos de memoria.
¿Qué archivo es el que sirve?
El XML es el comprobante válido; el PDF es solo la versión legible. Descarga siempre los dos y guárdalos juntos, porque cuando los necesites será con prisa.